So nutzt du das 1-zu-1 Gespräche Tool

1-zu-1 Gespräche können für alle Dialoge zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden genutzt werden.

1. Starte, indem du auf "1-zu-1 Gespräche" klickst. Auf der Startseite hast du folgende Optionen:

   1. Rot gepunkteter Pfeil: Hier siehst du eine Liste deiner Teams. Klicke auf das blaue Feld, um die Mitarbeitenden anzuzeigen (gelber Pfeil).

   2. Grüner Pfeil: Über „Vorlagen“ gelangst du direkt zu deinen Fragenbögen, die du bei Bedarf erstellen oder bearbeiten kannst.

   3. Roter Pfeil: Hier bekommst du Statistiken zu den Antworten innerhalb deiner Teams.

   4. Lila Pfeil: Über das grüne Feld „Menü“ kannst du Daten aus deinen Dialogen exportieren oder direkt zur Übersicht all deiner Aufgaben springen.

Fragebögen

1. Klicke auf "Vorlagen"
   

2. Hier hast du zwei Möglichkeiten:

1. Einen bestehenden Fragebogen bearbeiten (roter Pfeil)

2. Einen neuen Fragebogen erstellen (gelber Pfeil)

Wenn du den Wortlaut einer bestehenden Frage ändern möchtest, empfehlen wir, die Frage aus dem Bogen zu entfernen (roter Pfeil) und eine neue Frage zu erstellen.

4.  Klicke auf das grüne Dateisymbol am rechten Bildschirmrand, um die Fragedatenbank zu öffnen (roter Rahmen).
Um eine neue Frage zu erstellen, wähle „Neu erstellen“ (gelber Pfeil) und entscheide dich für einen Fragetyp.

Gib dann deine Frage sowie einen Hilfetext ein und klicke auf „Erstellen“.
Anschließend kannst du die Frage per Drag-and-Drop in den Fragenrahmen ziehen – halte dafür die Maustaste gedrückt und bewege die Frage an die gewünschte Stelle.

5. Wenn du keine weiteren Änderungen mehr vornehmen möchtest, kannst du die Vorlage veröffentlichen (roter Pfeil).

Wenn du noch nicht bereit dafür bist, kannst du später weiter daran arbeiten. Du musst nichts aktiv speichern, deine Änderungen werden automatisch übernommen.
Schließe das Formular einfach und öffne es wieder, wenn du weitermachen willst.

Den Namen des Fragenrahmens kannst du ändern, indem du auf das Stiftsymbol klickst, dadurch klappt das Feld auf (gelber Pfeil).

Wenn du einen komplett neuen Fragenrahmen erstellst, fügst du Fragen hinzu, indem du das Archiv öffnest.
Ziehe passende Fragen einfach per Drag-and-Drop in das Formular.
Falls du keine passende Frage findest, erstelle eine neue - so wie zuvor beschrieben.
Denk daran, die Vorlage zu veröffentlichen, wenn sie fertig ist.

Starte einen 1-zu-1 Dialog mit einem Mitarbeitenden

1. Übersicht der Dialoge

   In der Übersicht der Dialoge siehst du die Teams und Mitarbeitenden, mit denen du einen 1-zu-1 Dialog führen kannst.

   Klicke auf den blauen Reiter neben dem Teamnamen, um das Team aufzuklappen (roter Pfeil). Wenn du bereits einen Dialog mit einer*m Mitarbeitenden gestartet hast, klicke auf den Namen, um zum Dialog zu gelangen (gelber Pfeil).

   Klicke auf das Plus-Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden, wenn du noch keinen Dialog mit dem Mitarbeitenden begonnen hast (grüner Pfeil).

   

   Du musst dann entscheiden, welchen Fragebogen du versenden möchtest.

   Klicke auf den Fragebogen (lila Pfeil), wähle einen Fragebogen aus und speichere deine Auswahl (blauer Pfeil).

   
   
   

2. Fragebogen an die Mitarbeitenden senden

   Jetzt ist es an der Zeit, den Fragebogen an die Mitarbeitenden zu senden.
   Klicke auf „Versand vorbereiten“, die Box klappt sich auf (roter Rahmen). Im weißen Feld kannst du eine persönliche Nachricht an die Mitarbeitenden schreiben, welche in der E-Mail angezeigt wird. 

   Wenn du alles ausgefüllt hast, klicke auf „Sende an Ausgewählte“ (lila Pfeil). Die Mitarbeitenden erhalten dann eine E-Mail mit dem Fragebogen zum fortlaufenden 1-zu-1 Dialog.

   

   Die Farben des Umschlags zeigen den Status der Mitarbeitenden:

   1. Grau: Noch nicht an die Mitarbeitenden gesendet

   2. Rot: An die Mitarbeitenden gesendet

   3. Gelb: Die Mitarbeitenden haben begonnen, den Fragebogen auszufüllen

   4. Grün: Die Mitarbeitenden haben den Fragebogen abgeschlossen

3. Das Protokoll

   Sobald die Mitarbeitenden ihren Fragebogen abgeschlossen haben, sind die Antworten im Protokoll sichtbar.
   Du kannst das Protokoll direkt öffnen (gelber Pfeil) und deine Notizen schreiben.

   

   Klicke auf die Sprechblase, um die Frage aufzuklappen (roter Pfeil), und schreibe deine Notizen ins Textfeld (blauer Pfeil).

   Frühere Protokolle aus fortlaufenden 1-zu-1 Dialogen sind im Reiter „Verlauf“ sichtbar (gelber Pfeil).

   

4. Absprachen

   Wechsle zum Reiter „Absprachen“,  dort hast du folgende Möglichkeiten:

   1. 1. Roter Pfeil: Alle Absprachen, die zu dieser Frage für die Mitarbeitenden erstellt wurden, werden angezeigt. Auch noch offene Absprachen sind sichtbar. Neue Absprachen erscheinen hier sofort.

      2. Gelber Pfeil: Erstelle eine neue Absprache, indem du die Felder ausfüllst. Wenn die Frist erreicht ist, erhält die verantwortliche Person eine Erinnerung per E-Mail.

      3. Grüner Pfeil: Absprache bearbeiten. Sieh dir die Anleitung an, um zu erfahren, wie Absprachen bearbeitet werden.

      4. Lila Pfeil: Status der Absprache ändern

      5. Blauer Pfeil: Frist der Absprache ändern

         

5. Protokoll abschließen

   Der Protokolltext wird während des Schreibens automatisch gespeichert.
   Klicke auf „Schließen und Antworten senden“ (roter Pfeil), um das Protokoll an die Mitarbeitenden zu senden.

   Die Mitarbeitenden haben danach Zugriff auf das Protokoll.

   Führungskräfte können das Protokoll jederzeit öffnen und ergänzen – auch wenn es bereits geschlossen und versendet wurde.

   

Automatische Runden für 1-zu-1 Gespräche einrichten

1. Du kannst 1-zu-1 Dialoge so einrichten, dass der Fragebogen automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt an die Mitarbeitenden gesendet wird.

   Der Dialog muss vorab gestartet werden, bevor die automatische Einrichtung erfolgen kann. 

   Gehe wie folgt vor:

   1. Klicke auf „Automatische Runden“, damit sich das Feld öffnet.

   2. Trage die gewünschte Häufigkeit ein.

   3. Klicke auf „Automatische Runden starten“, um den Prozess zu beginnen.

Berichte erstellen

Du kannst Berichte zu den Dialogen erhalten - folge dafür diesen vier Schritten:

1. Wähle die Teams aus, für die du Berichte abrufen möchtest.

2. Wähle die Jahre, die in die Berichte einfließen sollen.

3. Trage bei Bedarf einzelne Fragen ein, zu denen du gezielt Berichte erhalten möchtest. Wenn du keine Fragen auswählst, werden automatisch Berichte zu allen Fragen erstellt.

4. Klicke auf „PDF generieren“ – der Bericht wird anschließend heruntergeladen.