Das Offboarding-Tool hilft dabei, wichtiges Wissen und Erfahrungen von Mitarbeiter*innen zu sammeln, die die Organisation verlassen. So kann ihr Input zum gemeinsamen Fortschritt und zur Weiterentwicklung in verschiedenen Bereichen beitragen.
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Öffne das Offboarding Tool. Im Modul siehst du zwei Felder:
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Im linken Feld kannst du aktive Dialoge sehen, eine neue Dialogrunde starten (roter Pfeil) oder abgeschlossene Dialoge im Archiv ansehen (gelber Pfeil).
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Im rechten Feld kannst du Statistiken zum Offboarding in deiner Organisation abrufen (lila Pfeil).
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Ganz oben rechts bekommst du über das Kalender-Symbol (grüner Pfeil) eine Übersicht deiner Termine.
2. Wenn du auf „Starte neues Offboarding“ klickst, erscheint rechts ein Feld mit drei Optionen:
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Mitarbeiter*in auswählen.
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Vorlage auswählen - wähle den Fragenbogen, den du verwenden möchtest.
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Verantwortliche Person(en) festlegen - suche nach der Person oder den Personen, die das Offboarding begleiten sollen.
Sobald du alle Felder ausgefüllt hast, klicke auf „Offboarding beginnen“ (roter Pfeil).
3. Jetzt kannst du den Fragebogen an die Mitarbeiter*in senden.
Klicke auf das graue Feld „Vorbereiten zum Versenden“ (gelber Pfeil), damit es sich aufklappt und grün wird.
Dann markiere das Feld neben der Mitarbeiter*in, schreibe bei Bedarf eine persönliche Nachricht ins weiße Feld und klicke auf „An Auswahl senden“ (roter Pfeil).
Klicke auf „Dialog bearbeiten“, um das Startdatum der Dialogrunde zu ändern oder den Dialog ins Archiv zu verschieben.
4. Sobald das Formular an die Mitarbeiter*in gesendet wurde, ändert sich die Farbe des Umschlags von grau zu rot (grüner Pfeil). Wenn die Mitarbeiter*in gerade dabei ist, das Formular auszufüllen, wird der Umschlag gelb. Nach Abschluss wird er grün.
Dasselbe gilt für das Protokollblatt (gelber Pfeil):- Ist es rot, wurde es noch nicht geöffnet.
- Gelb bedeutet, es wurde geöffnet.
- Grün zeigt an, dass es abgeschlossen ist.
Sobald das Protokoll abgeschlossen ist, wird der Dialog automatisch ins Archiv verschoben.
Wenn ein Dialog gelöscht werden soll, wende dich bitte an den Support unter support@evovia.com.
5. Wir empfehlen, dass ihr auf Grundlage der Antwort der Mitarbeiter*in das Gespräch sucht.
Nutze das Protokollblatt, um Notizen festzuhalten.
Klicke auf die Sprechblase neben einer Frage, um sie zu öffnen (roter Pfeil).
6. Zu jeder Frage kannst du im weißen Feld Notizen ins Protokoll schreiben (roter Pfeil).
Die Antworten werden automatisch laufend gespeichert – an die Mitarbeiter*in gesendet werden sie jedoch erst, wenn du unten im Formular auf „Abschließen und Antworten senden“ klickst.
7. Wechsle zum Reiter „Absprachen“. Dort hast du folgende Optionen:
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Roter Pfeil: Hier siehst du alle Absprachen, die zur*zum Mitarbeiter*in für diese konkrete Frage erstellt wurden. Neue Absprachen erscheinen sofort.
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Gelber Pfeil: Neue Absprache erstellen.
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Grüner Pfeil: Absprachen bearbeiten. Sieh dir dazu das Handbuch an.
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Lila Pfeil: Status der Absprache ändern.
8. Gebe dem Protokoll bei Bedarf einen Namen und schließe es ab, indem du unten im Formular auf „Schließen und Antworten senden" (roter Pfeil) klickst.
Berichte
Im Offboarding-Tool kannst du Berichte abrufen. Wähle zuerst, ob du einen Bericht für einen Bereich oder ein Team erstellen möchtest. Nachdem du dich entschieden hast, klappt das Feld auf und du hast mehrere Suchoptionen:
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Bereich / Team – wähle den entsprechenden Bereich oder das Team aus
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Zeitraum – lege einen Datumsbereich fest
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Fragen – wähle aus, ob du nur bestimmte Fragen einbeziehen möchtest (wenn du nichts auswählst, werden alle Fragen berücksichtigt)
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Durchschnitt – wähle zwischen „kein Durchschnitt“, „automatisch“ oder „manuell“
Sobald alle Felder ausgefüllt sind, kannst du ein PDF mit dem Bericht generieren.
