So nutzt du das Onboarding Tool

Erfahre, wie du neue Mitarbeiter*innen einarbeitest

1. Öffne das Onboarding-Tool. Du hast jetzt folgende Optionen:

   • Rot gepunkteter Pfeil: Übersicht über deine aktiven Onboarding-Prozesse

   • Grüner Pfeil: Starte ein neues Onboarding

   • Gelber Pfeil: Über den grünen Button „Menü“ gelangst du direkt zu deinen Absprachen im Rahmen des Onboardings

   • Lila Pfeil: Erstelle Berichte zu deinen Einarbeitungen

   • Blauer Pfeil: Suche nach aktiven und archivierten Dialogen, auf die du Zugriff hast

   

Starte einen Onboarding-Prozess

1. Klicke auf „Neues Onboarding“ (roter Pfeil) und fülle die Felder im Kasten rechts aus:

• Grüner Pfeil: Wähle eine*n Mitarbeiter*in aus (die Person wurde noch nicht angelegt? Dann folge unserer Anleitung zur Erstellung von Mitarbeiter*innen).
• Gelber Pfeil: Wähle den ersten Arbeitstag der*des Mitarbeiter*in.
• Lila Pfeil: Wähle ein Fragenblatt aus - das Onboarding beginnt immer mit einer Checkliste.

2. Die Checkliste wird sofort erstellt. Die weiteren Fragebögen erscheinen und werden an die Mitarbeiter*in zur Bearbeitung gesendet, sobald die jeweiligen Dialoge stattfinden sollen (abhängig von deiner gewählten Einstellung – lies ggf. unsere Anleitung zur Einrichtung des Onboardings).

Es ist wichtig, dass du die Liste der verantwortlichen Personen für das Onboarding überprüfst - also der Personen, die Zugriff auf die Checkliste haben.
Klicke auf „Verantwortliche Personen“, damit sich das Feld öffnet.
Entferne Personen durch einen Klick auf das Kreuz oder suche nach neuen Führungskräften.

Die verantwortlichen Mitarbeiter*innen erhalten nach etwa einer Stunde eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein Onboarding-Dialog gestartet wurde.

3. Bearbeite den ersten Arbeitstag (roter Pfeil) und verfasse eine Willkommensnachricht (gelber Pfeil).
Die Nachricht wird automatisch in der Willkommensmail angezeigt, die der*dem Mitarbeiter*in am ersten Arbeitstag zugeschickt wird.

4. Die Farben zeigen den Status des Dialogs an:

• Rot: Noch nicht geöffnet

• Gelb: Geöffnet, aber noch nicht übergeben

• Grün: Übergeben

Das Warnsymbol (roter Pfeil) zeigt an, dass es eine oder mehrere Abweichungen zwischen dem gibt, was die Führungskraft oder verantwortliche Fachkräfte als übergeben markiert haben - und dem, was die neue Mitarbeiter*in tatsächlich erlebt hat.

Wenn du mit der Maus über das Symbol fährst, erscheint zum Beispiel der Hinweis, dass 3 Erwartungen nicht übereinstimmen.
Klicke auf das Symbol – dann siehst du genau, worum es geht.

5. Ein Mismatch ist deutlich erkennbar.

Onboarding Dialoge

1. Die Mitarbeiter*in erhält den Fragebogen an den Tagen, die du in der Einrichtung ausgewählt hast (rot gepunkteter Pfeil).

   Die Zeitpläne erscheinen zunächst in der Übersicht der Führungskraft zu den jeweiligen Tagen.

   In diesem Fall wird das Formular „Follow-up Tag 5“ erst am fünften Tag nach dem Beschäftigungsbeginn angezeigt.

   Sobald die Mitarbeiter*in das Formular ausfüllt und abgibt, färbt sich der Umschlag grün (gelber Pfeil). Die Führungskraft kann dann das Protokoll öffnen und die Antwort der Mitarbeiter*in einsehen (roter Pfeil). 

   Wir empfehlen, auf Basis der Antwort das Gespräch mit der Mitarbeiter*in zu suchen.

   

2. Öffne eine Frage indem du auf die Sprechblase klickst.

   

3. Du kannst das Protokoll im weißen Feld schreiben (roter Pfeil).

   Das Protokoll wird automatisch gespeichert - die Antworten werden aber erst an die Mitarbeiter*in gesendet, wenn die Führungskraft unten im Formular auf „Schließen und senden“ klickt.

   

4. Wechsle zum Reiter „Absprachen“. Dort hast du folgende Optionen:

   • Roter Pfeil: Hier siehst du alle Absprachen, die zur*zum Mitarbeiter*in für diese konkrete Frage erstellt wurden. Neue Absprachen erscheinen sofort nach dem Erstellen.

   • Gelber Pfeil: Neue Absprache erstellen.

   • Grüner Pfeil: Absprachen bearbeiten.

   • Lila Pfeil: Status der Absprache ändern.

   

5. Gib dem Protokoll bei Bedarf einen Namen (roter Pfeil) und klicke auf „Schließen und Antworten senden“.