Sådan udsender du ekstern survey

Få hjælp til at starte og administrere survey samt trække rapporter.

1. Gå til redskabet via forsiden.

Har du ikke adgang til survey? Følg denne vejledning til opsætning af survey-modulet. 

 

2. På modulforsiden har du følgende muligheder:

• Rød pil: Se tidligere/igangværende survey
• Grøn pil: Gå til alle dine aftaler i survey-modulet.
• Gul pil: Opret en ny survey

 

Start en survey

1. Første step er at oprette/redigere en spørgeramme. Gå til Opsætning i venstre side. 

 

2. Gå til fanen 'Survey' og vælg 'Se og rediger spørgerammer'. 

Læs vores generelle vejledning til opsætning af spørgerammer.

Har du brug for sparring, eller vil du gerne have indlæst vores standardspørgerammer, kan du skrive en mail til support@evovia.com eller ringe på tlf. 8675 1242. 

 

3. Når spørgerammen er på plads, kan undersøgelsen sættes igang. Klik på 'Start ny dialogrunde'. 

 

4. Herefter skal du vælge, om du vil lave en intern survey, som bygges op ud fra hovedorganisationen, eller om du vil lave en ekstern survey, hvor du selv opretter organisationen og tilføjer deltagere.

Den interne survey er oplagt at bruge til trivselsundersøgelser blandt medarbejderne, mens den eksterne survey f.eks. kan bruges til kundetilfredshedsundersøgelser eller undersøgelser blandt eksterne parter.

I denne vejledning beskrives den eksterne survey. Se vejledning til intern survey her. 

 

5. Giv din organisation et navn og klik på ’Opret’ (gul pil).

 

6. Du har nu mulighed for at oprette afdelinger (rød pil) og teams (gul pil). Under en afdeling, kan du oprette flere afdelinger og teams.

 

7. Når du opretter teams og afdelinger, kan du redigere samt skifte ejer og foretage inddragelser via blyanten (rød pil). Når du åbner et team, skal du ikke tilføje medarbejdere, som vi kender det i hovedorganisationen. Dem tilføjer du først senere i processen.

 

8. For at kommer videre, skal du tilbage til oversigten over eksterne organisationer. Klik her (rød pil) for at komme dertil med det samme.

 

9. Her kan du enten redigere din organisation (rød pil) eller vælge at bruge den i en survey (gul pil).

 

10. Herefter skal du tage stilling til følgende:

1. Vælg den afdeling, der skal laves en survey for (OBS der skal minimum være 4 deltagere i hele undersøgelsen). 
2. Vælg den spørgeramme, der skal bruges.
3. Vælg om din survey skal være anonym eller ikke-anonym for den rapportansvarlige. Rapporten vil automatisk være anonym for alle andre i organisationen. Skal den være anonym for den rapportansvarlige, skal du vinge boksen af.
4. Klik på 'Opret' for at fortsætte. 

 

11. Bagefter kan du udfylde flere detaljer: 

1. Giv din survey et navn.
2. Vælg startdato.
3. Vælg slutdato.
4. Skriv en tekst, som indgår i den mail, der sendes ud til medarbejderne.
5. Vælg om lederne skal have adgang til statistikkerne for deres afdelinger.
6. Afslut ved at klikke på 'Gem'.

 

12. Hvis du vælger, at lederne kan se statistikker, får du mulighed for at skrive en tekst, som sendes ud med den mail, der sendes til lederen, når din survey er afsluttet. 

 

13. Du skal nu tilføje deltagere til din undersøgelse. Dette kan gøre på to måder: Via Excel eller manuelt. Hvis du ønsker at gøre det manuelt, skal du klikke på ikonet ud for hver enkelt team (rød pil). Her bliver du bedt om at oplyst deltagerens navn og mailadresse. Du kan også tilføje alle medarbejdere på én gang via en Excelfil – det gør du ved at klikke på linket i den gule bar eller under menu-feltet (gule pile).

 

14. Der dukker en boks op, hvor du kan downloade Excel-filen til medarbejderdata. Følg disse steps:

1. Download filen og skriv medarbejdernes navne samt mailadresser i felterne (hvis du har flere teams, er der flere faner i bunden af arket). Gem filen, når du er færdig.
2. Klik på ’Choose file/vælg fil’ for at vælge filen på din PC.
3. Når filen er valgt, klikker du på ’Upload’.

Herefter begynder systemet at indlæse medarbejderne. Du modtager en mail, når overførslen er fuldført.

Gul pil: Klik på ’Hjælp’ for at se en kort video af, hvordan du gør.

 

15. Spørgeskemaet sendes automatisk ud til deltagerne på den valgte startdato. Du kan indtil startdato fjerne folk/team, der ikke skal med i undersøgelsen. Klik på teamikonet (gul pil) for at folde teamet ud. Her kan du fjerne enkelte medarbejdere ved at klikke på skraldespanden (grøn pil). Fortryder du sletningen, kan du tilføje en medarbejder igen, ved at klikke på plusset (lilla pil). Vil du redigere opsætningen af undersøgelsen - fx udsendelsesdato - kan du gøre det via 'Menu'-knappen (rød pil). 

 

Administrer survey

1. Når en survey er sat igang, kan du følge med i, hvor mange der har svaret (rød pil). Det gule ikon til højre advarer om, at der ikke er nok besvarelser i teamet til at bevare anonymiteten.

 

2. Mens survey er i gang, har du flere muligheder:

• Rød pil: Se hvor mange der har svaret i de enkelte teams.
• Grøn pil: Rediger survey
• Gul pil: Send remindermails til dem, der endnu ikke har svaret.  
• Lilla pil: Afslut survey. Når den afsluttes, er der ikke flere, der kan besvare skemaet.

 

3. Før der kan trækkes rapporter, skal survey lukkes. Når du har lukket den (via 'Menu'-knappen og 'Luk'), skal du forholde dig til anonymiteten. De teams med advarselsikonet ud for opnår ikke anonymitet, da der er færre end fire personer, der har svaret. Det kan løses på to måder:

1. Temaet slettes fra survey og indgår dermed ikke i statistikken (grøn pil).
2. Teamet slås sammen med et andet team, så der minimum er fire besvarelser (rød pil).  

 

4. I dette tilfælde slås alle ledergrupperne sammen til ét team mens de to teams 'Produktion' og 'Forarbejdning' samles. 

Se hvordan i denne video. 

 

 

 

5. Når alle teams opfylder kravet om anonymitet, kan du trække en rapport. 

1. Vælg om der skal trækkes rapport for afdelinger eller teams.
2. Vælg de specifikke afdelinger eller teams.
3. Vælg om der skal trækkes rapport på bestemte spørgsmål. Vælger du ikke nogen, trækkes der rapport på alle spørgsmålene i den valgte spørgeramme. 
4. Vælg om der skal indgå et gennemsnit. Vælg mellem intet, automatisk eller manuelt gennemsnit. 
5. Dan en PDF-fil med rapporten.  

 

 

6. Rapporten viser besvarelserne i en graf.

 

7. Nederst i rapporten ser du en oversigt over, hvordan svarene fordeler sig, samt hvor mange der har undladt at svare. 

 

 

8. Se kommentarer fra survey.

Følg denne vejledning Se kommentarer i survey