Få svar på dine spørgsmål
Ansvar og ansvarsbegrænsning
Spørgsmål:
I har et helt afsnit 12, som Datatilsynets skabelon ikke har med. Hvad er jeres begrundelse for at have et afsnit om ansvar og ansvarsbegrænsning?
Svar:
Denne ansvarsbegrænsning er nødvendig for, at Evovia kan afgrænse og indkapsle risikoen for ydelsen – og dermed fastsætte prisen herfor. Med andre ord; Evovia er nødt til at afgrænse den samlede risikoeksponering og på den baggrund beregne prisen. Bestemmelsen er udtryk for dette. Tilføjelsen af afsnittet om ansvar og ansvarsbegrænsning regulerer og tydeliggøre ligeledes over for parterne, hvorledes databeskyttelsesforordningens regler om erstatning finder anvendelse. Det er f.eks. præciseret at bestemmelsen om solidarisk hæftelse, hvor muligheden for at gøre regres efter princippet i art. 82, stk. 5, tilsvarende finder anvendelse, når der er tale om godtgørelse af ikke-økonomiske tab jf. art. 82, stk. 1. Begrundelsen for afsnittets berettigelse er at sikre regulering af ansvarsfordelingen i alle databeskyttelsesretlige henseender mellem databehandleren og den dataansvarlige.
Arkivpligt og Arkivlov - Udlevering og sletning af kundens data?
Spørgsmål:
Vi er som offentlig organisation underlagt arkivloven og arkivpligt, derfor er det vel ikke korrekt, at data bare slettes?
Svar:
I vores Databehandlervilkår står følgende:
Efter Kundens valg sletter eller tilbageleverer Evovia alle personoplysninger til Kunden, efter at tjenesterne vedrørende behandling er ophørt – typisk ophør af Abonnement Aftalen - og Evovia sletter eksisterende kopier, medmindre Evovia er underlagt en retlig forpligtelse, som foreskriver at Evovia skal foretage opbevaring af personoplysningerne.
Evovias gennemførelse af Kundens instruks om at slette eller udlevere Kundens oplysninger sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens regulering og så hurtigt, som det er praktisk muligt. Som standard sletter Evovia kundedata fra driftsmiljøet 14 dage efter Abonnement Aftalen er ophørt. Kunden accepterer herunder, at Kundens data indgår i en backup procedure i 90 dage, hvorefter alle kopier af Kundens data er slettet.
Det betyder konkret:
- Kunden har valget mellem at få tilbageleveret data (dvs. selv hente det ud, som skal hentes ud) eller blot slettet data. Hvis Evovia tilbageleverer/kunden selv henter ud, så sletter vi efterfølgende på en aftalt dato. Det er det, der står i bestemmelsen – og det er det, som databeskyttelsesforordningen stiller krav om.
- Kunden kan dermed frit vælge at få udleveret data/selv hente dem ud. Hvis kunden er underlagt arkivloven og arkivpligten, kan man således blot få udleveret data/selv hente dem ud til dette formål.
Der er derfor ikke noget problem i bestemmelsen. - Kunden kan efter skriftlig henvendelse og mod særskilt betaling på kundens instruks få Evovia til at bistå med at hente de relevante data ud til arkivering af data efter arkivloven, forinden sletning gennemføres i Evovia.
Begunstiget tredjemand i tilfælde af konkurs
Spørgsmål:
Hvem er begunstiget tredjemand i tilfælde af konkurs?
Svar:
Evovia har valgt at fravige Bestemmelsernes punkt 7.6, da det synes svært at se, hvordan dette skal udspille sig i praksis. I tilfælde af Evovias konkurs vil konkurslovens regler træde i kraft. Dette forhold bør ikke blive reguleret i en databehandleraftale og konkurslovens regler kan ikke blot fraviges. På trods af, at Datatilsynet har valgt at indsætte denne bestemmelse i standardkontraktsbestemmelserne, er det ikke et krav efter databeskyttelsesforordningens artikel 28. Det betyder, at databehandleraftalen fortsat lever op til databeskyttelsesforordningen selvom dette afsnit fraviges. Desuden er det en forpligtigelse, som Evovia med stor sandsynlighed ikke kan videreføre til eventuelle underdatabehandlere, hvilket vil bringe Evovia i misligholdelse med databehandleraftalen.
Data til forskningsformål i 100 % anonymiseret form
Spørgsmål:
Jeg skriver i Abonnementsvilkår og Forretningsbetingelser på Evovia, der stiller data til rådighed for forskning på Aarhus Universitet i 100% anonymiseret form. I skriver også, at kunden måske ønsker at blive undtaget fra dette. Derfor spørger vi: Kan I specificere, hvad man mister som kunde, hvis ikke ønsker at have vores data inkluderet i den anonymiserede statistik?
Svar:
Det er korrekt. I vores Abonnementsvilkår og Forretningsbetingelser skriver vi således: (link).
Evovia forbeholder sig retten til, i samarbejde med universitetsforskere, at bruge statistisk data i 100 % anonymiseret form til specifikke formål. Det er en mulighed, som vi altid har I vores Forretningsbetingelser, og det er følgende principper:
Evovia foretager en dataudtræk, som er 100% anonymt og ikke kan identificere en bestemt kunde eller gruppe, idet datauddragene kun vælges på følgende parametre:
- Lederens køn
- Medarbejderens køn
- Lederens kontrolpanel (antal medarbejdere, man er direkte leder for)
- Offentlig eller privat virksomhed
- Geografiske hovedkategorier
- Og i nogle overordnede branchesegmenter, når der er sikkerhed for en kritisk masse af kunder, så anonymitet kan opretholdes.
Hvis en kunde ikke ønsker at indgå i sådanne benchmarks, kan de kontakte Evovia. Så vil kunden ikke deltage eller selv kunne benytte denne benchmark.
I en række år har vi arbejdet sammen med blandt andet Statskunstskab på Aarhus Universitet. Læs mere her (link).
Det betyder,
- Hvis en kunde ønsker at blive ekskluderet fra dette, vil kundens data ikke blive brugt til forskning.
- Det vil heller ikke være muligt at lave en udtræk for virksomhedens data.
Databehandleraftale baseret på Datatilsynets standard – med tilføjelser
Spørgsmål:
Der er tale om en databehandleraftale baseret på datatilsynets standard, men hvor der er lavet en række redigeringer. Derfor kan aftalens lovlighed blive genstand for et tilsyn. Hvordan forholder I jer til det?
Svar:
Vi har anvendt Datatilsynets standard, da vi ønsker at følge minimumskravene. Og de er derfor opfyldt. Hvis Datatilsynet kommer og laver tilsyn, vil de godkende den del, som svarer til hele deres standard – og ja, så vil de kigge på det, der går ud over standarden. Men heri er der intet, der afviger fra artikel 28 i Forordningen. De tilføjelser, der er lavet, er uddybning til forståelse og kommercielle betragtninger, som vi erfaringsmæssigt vurderer er væsentlige og vigtige. Lad os bare give et par eksempler:
- I Præambelen henviser vi til de gældende abonnementsvilkår, som mange netop spørger efter – og som er godkendt, når man betaler første faktura
- Omkring underdatabehandlere har Datatilsynets standard to muligheder – enten forudgående specifik godkendelse eller forudgående generel godkendelse. Her viser praksis, at den første er en umulighed i vores verden, mens den sidste er kombineret med en klar ramme for skriftlig varsel ved evt. skift af underdatabehandler.
- Underretning ved evt. nedbrud følger standarden men er præciseret med uddybende indhold fra Forordningens artikel 33 og 34, som har vist sig nødvendigt for ikke at skulle svare specifikt på dette til hver enkelt kunde
- Revision herunder inspektion: Vi har netop forpligtet os til hvert eneste år i juni måned at uploade til alle kunders administrationsside en uvildig revisionserklæring på at sikkerheden er overholdt – en ISAE 3000 erklæring. Det sekscifrede beløb, vi her betaler for denne er vores bidrag til, at alle kunderne kan have vished om, at tingene er i orden. Hvis en kunde så ønsker yderligere inspektion, kan det ske efter teksten – men på kundens egen regning.
Dokumentation for ISAE-3000-revisionserklæring
Spørgsmål:
Kan dataansvarlig få tilsendt den underliggende dokumentation for ISAE 3000-erklæringen, som fx underdatabehandleraftaler, risikovurdering osv.?
Svar:
Nej. Ikke uden videre. Og slet ikke få tilsendt!
Vores system er omgærdet af ekstrem høj sikkerhed, så derfor kan og må vi slet ikke sende en masse af den slags ud af huset. Derfor bruger vi et 6-cifret beløb hvert år på at få BDO til som uvildig og anerkendt revisionsfirma at udarbejde den årlige ISAE 3000–revisionserklæring ultimo maj, som alle vores kunder får indsigt i. I virkeligheden på samme måde som ved et revideret regnskab, som offentliggøres. Der bliver bilag og lignende heller ikke offentliggjort.
Vores ISAE 3000 er revisionens dokumentation for og blåstempling af kontrolmålene i erklæringen. Hvis der er afvigelser på et eller flere kontrolmål, vil det tydeligt fremgå af revisors forbehold. Der er i erklæringen medtaget alle relevante kontrolmål udarbejdet af FSR, som er publiceret af Datatilsynet i februar 2019. Og det fremgår klart her, at de anførte kontrolmål er eksempler, som må tilpasses den enkelte virksomheds data, som behandles på kundernes vegne.
Hvis en kunde ikke er tilfreds med ISAE 3000-revisionserklæringen, kan en ledelseserklæring fra Evovias direktion, på temaer som evt. ikke findes tilstrækkeligt belyst i ISAE 3000, komme på tale. Og hvis det fortsat ikke er tilfredsstillende, kan kunden bede om en ekstern Audit – som så til gengæld foregår on location og mod honorar og omgærdet af stor sikkerhed og fortrolighedserklæringer o.l. Om priser se her fra vores databehandleraftale.
Forskningssamarbejde med Aarhus Universitet
Spørgsmål:
Er der et fælles dataansvar hos Evovia, når Evovia selv behandler data ved for eksempel at sende anonyme data til forskning på Aarhus Universitet?
Svar:
I Abonnementsvilkårene og Forretningsbetingelserne står som følger:
Evovia forbeholder sig ret til i samarbejde med universitetsforskere at anvende statistiske data i 100% anonymiseret form til videnskabelige formål. Dette er en mulighed, som vi altid har medtaget i vores forretningsbetingelser, og det følger følgende principper:
Evovia foretager et datauddrag, der er 100% anonymt og ikke kan identificere en bestemt kunde eller gruppe, da dataekstrakter kun vælges på følgende parametre:
- Lederens køn
- Medarbejderens køn
- Lederens kontrolpanel (antal medarbejdere, man er direkte leder for)
- Offentlig eller privat virksomhed
- Geografiske hovedkategorier
- Og i nogle overordnede branchesegmenter, når der er sikkerhed for en kritisk masse af kunder, så anonymitet kan opretholdes.
Hvis en kunde ikke ønsker at blive medtaget i et sådant benchmark, kan man fritages ved at kontakte Evovia. Derefter vil kunden hverken deltage eller kunne benytte sig af dette benchmark.
Det korte svar er herefter:
- Nej, der er ikke tale om fælles ansvar her
- Som kunde er du ansvarlig for det, du indtaster - og hvad du vil bruge de statistikker, der kan udtrækkes fra systemet, grafer og rapporter - og hvordan
- Evovia er ansvarlig for, hvordan data lagres og stilles til rådighed for kunden - herunder i statistikker og rapporter, og at det overholder lovgivningen
- Og i forhold til 100% anonyme data til forskningsformål på Aarhus Universitet - tilbyder vi ikke noget for dem, der ikke kan udtrække statistikker og rapporter, bare 100% anonymitet! Men vi har netop udvidet med geografi og overordnet industri + mand/kvinde leder, og her bruger vi et enkelt forskningsprogram, der "gætter" på køn med hensyn til fornavn med den risiko, at "Inge" er en drengs navn i Norge, mens det er et pigenavn i Danmark.
- Og endelig kan enhver kunde på anmodning fravælge at deltage i og benytte sig af sådanne benchmarkdata.
Garantier ved sikkerhedsbrud
Spørgsmål:
Der mangler noget, specielt i afsnittet "Rapportering af sikkerhedsbrud". Evovia giver ingen kontraktlige forsikringer om, at vi kan løfte 72 timers-kravet i forhold til en databrist fra dem, da Evovia ikke garanterer den slags information, Artikel 33 og 34 kræver.
Svar:
Nej, intet mangler. Begge dele er tydeligt indeholdt. Og Evovia giver de nødvendige garantier.
Vær opmærksom på, at dataansvarliges deadline for max 72 timer først regnes fra den meddelelse, der er modtaget fra databehandleren. Da databehandleren skal underrette uden unødig forsinkelse, og da databehandleren alene finder ud af, at der er sket en overtrædelse, vil dette i praksis giver meget begrænsede muligheder for databehandleren til at være opmærksom på overtrædelsen, så meddelelsen kan gives.
I Evovia databehandleraftale følger heraf, at databehandleren er forpligtet til at bistå den dataansvarlige med at opfylde sine forpligtelser efter artikel 33 og 34.
Der er derfor indeholdt de nødvendige garantier for, at Evovia assisterer i forhold til at løfte den dataansvarliges forpligtelser.
Yderligere dokumentation:
Betænkning angiver på side 496 at:
Som anført i bestemmelsens ordlyd, aktiveres den registeransvarliges forpligtelse til at anmelde personoplysninger til tilsynsmyndigheden, når den registeransvarlige er blevet opmærksom på brud på personoplysninger. En simpel formodning om, at brud på personoplysninger er sket eller en simpel opdagelse af en hændelse, anses ikke for tilstrækkelig til at betragte et brud på databeskyttelsen som værende "sket" i henhold til forordningen. En sådan simpel formodning kan dog forårsage, at den dataansvarlige skal overveje behandlingssikkerheden, jf. artikel 32.
I vurderingen af, om et brud er "sket", må antages at tage særligt hensyn til, om de oplysninger, der er nævnt i artikel 33, stk. 3, står til rådighed for udbyderen.
Og på side 497:
Hvad angår de tilfælde, hvor den registeransvarlige har forladt behandlingen af personoplysninger til en databehandler, henvises der til forordningens artikel 33, stk. 1. 2, som er beskrevet mere detaljeret nedenfor.
Justitsministeriets bekendtgørelse forbinder derfor ikke datastyrelsens deadline og en databehandlers deadline.
Disse afsnit gentages i den manual, der er udstedt af Datatilsynet vedrørende krænkelser af personoplysninger.
Artikel 29 gruppen har i deres WP250 om brud på persondatasikkerheden på side 13 anført:
Artikel 33, stk. 2, gør det klart, at hvis en databehandler benytter en databehandlers data, og databehandleren bliver opmærksom på en overtrædelse af de personoplysninger, vedkommende behandler på vegne af, skal vedkommende underrette administrationen ”uden unødig forsinkelse”. Det er vigtigt at bemærkes, at databehandleren ikke først skal vurdere sandsynligheden for risiko som følge af en overtrædelse, inden vedkommende underretter den dataansvarlige. Det er den dataansvarlige der må foretage den nødvendige vurdering for at blive opmærksom på overtrædelsen. Databehandleren skal konstatere, om der er sket en overtrædelse, og giver derefter besked til den dataansvarlige. Den dataansvarlige bruger databehandleren til at nå sine mål; Derfor bør den dataansvarlige i princippet betragtes som "opmærksom", når databehandleren har informeret om overtrædelsen. Databehandlerens forpligtelse til at underrette sin registeransvarlig gør det muligt for den dataansvarlige at afhjælpe overtrædelsen og afgøre, om det er nødvendigt at underrette tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med artikel 33, stk. 1, og de berørte personer i overensstemmelse med artikel 34, stk. 1. Databehandleren vil måske også undersøge overtrædelsen, da vedkommende måske ikke er i stand til at kende alle relevante fakta i sagen, for eksempel hvis en kopi eller backup af persondata ødelagt eller tabt af databehandleren stadig er afholdt af databehandleren. Dette kan påvirke, om den dataansvarlige derefter skal underrettes.
Uanset hvad Datatilsynet angiver i deres præsentation af en databehandlingsaftale, regnes den dataansvarlige deadline først efter, at meddelelsen er modtaget fra databehandleren. Da databehandleren skal underrette uden unødig forsinkelse, og da databehandleren kun finder ud af, at der er sket en overtrædelse, vil dette i praksis give meget begrænsede muligheder for at opholde sig fra databehandleren for at være opmærksom på overtrædelsen af meddelelsen.
Det følger heraf, at databehandleren er forpligtet til at bistå den dataansvarlige med opfyldelse af sine forpligtelser efter artikel 33 og 34.
Det indeholder derfor tydeligt de nødvendige garantier, som Evovia bistår med, når de løfter den dataansvarliges forpligtelser.
Godkendelse af Databehandleraftalen
Spørgsmål:
Hvor og hvordan godkender man Databehandleraftalen?
Svar:
- Så snart, der oprettes topledelse i en organisation – eller den inkluderes i et topniveau – logges der ind i Evovia. Derefter åbner databehandlingsaftalen, og du kan ikke fortsætte, med mindre en af jer har godkendt den.
- Hvis ikke du har haft tid til at læse databehandlingsaftalen, bedes du venligst acceptere den. Så har du indtil d. 14. maj 2018 til at underskrive datavilkår og tjenester. Hvis ikke vi hører mere fra kunden inden 14. maj 2018 er godkendelsen gyldig.
- Nogle sekunder efter godkendelsen får du en mail i din indbakke, hvor der er vedhæftet en PDF-fil til hele databehandlingsaftalen, hvor din virksomheds navn er tilføjet – sammen med Evovias direktørers underskrifter.
Godkendelse af underdatabehandlere?
Spørgsmål:
Skal Evovia som databehandler ikke have en godkendelse fra den dataanvarlige, altså kunden før eventuel skift af underdatabehandler?
Svar:
Først vil vi beskrive, hvad den normale procedure er, hvis der skal skiftes underdatabehandler. Der vil det ske i ro og mag, og så er der 30 dages mulighed for, at kunderne ved den fælles henvendelse herom kan gøre indsigelse og evt. opsige abonnementet, hvis man ikke kan acceptere den nye underdatabehandler. Denne hovedvej står klart i vores Databehandleraftale.
Men i akutte sikkerhedsmæssige situationer må vi handle for at sikre bedst mulig sikkerhed for kunderne.
Her forklares nærmere hvorfor:
- Som ansvarlig databehandler er vi nødt til at se force majeure-situationer i øjnene. Hvis fx en underdatabehandler misligholder vores tillid, må vi af hensyn til vores +600 kunder handle øjeblikkeligt og udskifte.
- Hvis vi akut skal flytte til en større sikkerhed, ville vi blive nødt til at lade data, for de kunder som ikke vil acceptere en generel godkendelse, ligge hos den underdatabehandler, vi ikke længere kan stå inde for. Og det er selvfølgelig ikke holdbart.
Her er en præcisering af, hvordan proceduren i praksis vil være i en sådan akut situation:
- Hvis vi over night må skifte underdatabehandler, så gør vi det
- I samme nu det er sket, og alt er valideret hos os – sender vi en enslydende orientering til alle +600 kunder, hvor vi redegør for det og præsenterer den nye og validiteten
- Hvis en kunde ikke kan acceptere det, så tager vi en dialog om det – og stopper eventuelt samarbejdet og vi leverer data tilbage.
Vi må samtidig sige, at vi aldrig har været i nærheden af en sådan situation.
I Evovia har vi valgt den generelle godkendelse, jf. Forordningens artikel 28, da den specifikke af sikkerhedsmæssige hensyn ikke kan accepteres overfor jer som kunder. Ovennævnte lever op til Artikel 28 i Forordningen og er valideret af vores GDPR-advokater.
Hændelser - opbevaring og sletning af indberetning
Efter dialoger med Datatilsynet i efteråret 2022 står to ting klart,
- at Evovia som Databehandler har pligt til at stille legale rammer til rådighed for behandling og opbevaring af data vedr. hændelser. I udgangspunktet har vi sat det op, så sådanne data gemmes i 5 år, hvorefter de automatisk slettes, når de 5 år er gået
- at kunden som Dataansvarlig har pligt til ikke at gemme sådanne data længere end nødvendigt. Det kan være fx 3 eller 5 år. Rent praktisk sker det ved, at kunden henvender sig til Support og få os til at opsætte dette redskab, Hændelser, til kun at gemme i fx 3 eller 5 år, hvorefter data slettes. Men det betyder så, at hvis en enkelt sag skal gemmes længere, så må kunden selv hente den ud og gemme den uden for Evovia, da sletning ellers sker automatisk.
Information om brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden
Spørgsmål:
Nogle har spurgt os, om vi kan sætte en deadline, så vi som databehandlere rapporterer brud på datasikkerhed inden for max 24 timer. I øjeblikket står der "uden unødig forsinkelse".
Svar:
Nej, det hverken kan eller vil vi. Men derimod "smider vi, hvad vi har i hænderne". Og uden unødig forsinkelse opklarer vi alle relevante elementer og rapporterer om muligt. Ønsket om fx 24 timer er derfor ikke relevant. For det skyldes en fejllæsning af selve Persondataforordningens artikel 33 (se nedenfor her). Databehandleren skal rapportere uden unødig forsinkelse. Og dataansvarlige skal rapportere inden for 72 timer. Disse to tidsrammer hænger ikke sammen. Den dataansvarlige har 72 timer fra det øjeblik, databehandleren informerer dem.
Sagen er:
- Hvis der er et brud på den personlige datasikkerhed, har vi som databehandler følgende ansvar:
- “Informer dataansvarlig (=kunden) uden unødig forsinkelse efter at være gjort opmærksom på, at der har været en overtrædelse af den personlige databeskyttelse” (citat fra artikel 33).
- Det betyder virkelig hurtigst muligt! Men også på en måde, så databehandler sikrer, at man ikke unødvendigt sår tvivl eller uro hos unødvendigt mange kunder, så databehandleren skal klargøre ting forsvarligt. Det sker hurtigst muligt! Og uden unødig forsinkelse.
- Og derefter, når så kunden (=dataansvarlige) får besked, har kunderne 72 timer til at opfylde deres forpligtelser.
- Det er selvfølgelig i alles interesse, at det sker så hurtigt som muligt! Eller: Uden unødig forsinkelse, som artikel 33 siger!
Her er selve teksten: EU's Persondataforordning, Artikel 33
Information om brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden
- Ved brud på persondatasikkerheden anmelder den dataansvarlige uden uønsket forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter at være blevet bekendt med det, krænkelsen af persondatasikkerheden til den tilsynsmyndighed, der er kompetent i overensstemmelse med artikel 55, med mindre det er usandsynligt at krænkelsen af persondatasikkerheden udgør en risiko mod en virkelig persons rettigheder og frihed. Foretages anmeldelsen til tilsynsmyndigheden ikke inden 72 timer, ledsages den af en begrundelse for forsinkelsen.
- Databehandleren informerer uden unødig forsinkelse den dataansvarlige, når vedkommende opdager, at der er sket en overtrædelse af den personlige datasikkerhed.
- Den i stk. 1 omhandlede anmeldelse skal mindst:
- beskrive oprindelsen af bruddet på persondatasikkerheden, inklusiv, hvor det er muligt, kategorierne og det estimerede antal registrerede personer, såvel som kategorierne og det estimerede antal optegnelser af de berørte persondata.
- angive navne og kontaktinformationer på datasikkerhedskonsulenten eller en anden kontakt, hvor der kan tilbydes yderligere information.
- beskriv de tænkelige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden.
- beskrive de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger til begrænsning af mulige skadelige virkninger.
- Når det ikke er muligt at give informationerne på samme tid, må informationerne gives i faser uden unødig forsinkelse.
- Den dataansvarlige dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden, herunder de faktiske omstændigheder i forbindelse med brud på persondatasikkerheden, dens virkninger og de trufne afhjælpende foranstaltninger. Denne dokumentation skal gøre det muligt for tilsynsmyndigheden at kontrollere overholdelsen af denne artikel.
Instruksen fra Dataansvarlige til Databehandler
Spørgsmål:
Når det i henhold til forordningens artikel 28, stk. 3a hedder, at databehandleren kun må behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, hvad betyder det så? Skal der foreligge et særligt dokument for det?
Svar:
Nej, ikke nødvendigvis. Vi kan ikke forudsige alle tænkelige situationer, men når det sker, skal det dokumenteres/kunne dokumenteres.
Konkret: Hvis en leder eller medarbejder har et teknisk problem under MUS-dialogen og kontakter support, og support ikke kan løse kundens opgave uden at få adgang til spørgeskemaet, kan support kun gøre det, hvis en leder/medarbejder går ind på sin profil og giver support adgang via et afkrydsningsfelt, som kan fjernes så snart, problemet er løst. Denne instruktion er beskrevet i systemet.
Instruktionerne ligger i vilkårene under overskriften "Behandling", hvori det er angivet, ved kundens accept af Databehandervervilkårene, at kunden opfordrer Evovia til at behandle kundens personoplysninger til levering af Evovia lagringsservice på vilkår, som angives i Tilmeldingsaftalen og disse Databehandervilkår.
I selve databehandlervilkårene er der et afsnit vedr. behandlingens karakter og formål, hvor der bl.a. står: Det kan herudover være aftalt konkret mellem parterne, at behandlingernes art også omfatter levering af tjenester, der indebærer behandling af kundens oplysninger. Det giver mulighed for, at kunden kan give Evovia instruktioner til at tage sig af f.eks. en anonym trivselsundersøgelse for kunden. Derefter handler databehandleren på klare instruktioner fra dataansvarlige i den givne situation.
Det er sådan, det skal anskues.
Opbevaring af data efter ophør
Spørgsmål:
Hvad ligger til grund for bestemmelsen om, at databehandler kan opbevare data efter ophør af Abonnementsaftalen? Hvilken retslig forpligtelse kan der være tale om?
Svar:
Ordlyden følger af minimumskravene til en databehandleraftale efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3, litra g. Evovia kan retligt være forpligtet til at opbevare data. Det kan f.eks. være domstole eller andre offentlige myndigheder, som forpligter Evovia til at opbevare data. Der er på nuværende tidspunkt ikke meget praksis på området, hvorfor det er svært at give et præcis eksempel herpå.
Opbevaring af data på fratrådte medarbejdere
Spørgsmål:
Det fremgår af Evovias databehandleraftale, at når en medarbejder slettes fra kundens system, bliver medarbejderen slettet efter 14 dage, mens de indtastede data, aftaler og scorer er lagret i lederens arkiv i 5 år. Er det lovligt med de 5 år?
Svar:
Ja, det er lovligt at lagre personaledokumenter i +5 år ifølge Datatilsynets praksis, og lederens arkiv er et arkiv, som kun den pågældende leder har adgang til, og det skal betragtes som en "udvidet funktion" af medarbejdermappen.
Oplysningspligt over for medarbejdere
Spørgsmål:
Vi har som dataansvarlig en oplysningspligt over for vores medarbejderne. Kan I hjælpe med at opfylde den?
Svar:
Ja, det kan vi, og her har vi sammensat en tekst plukket fra eksisterende materiale:
Typer af oplysninger, som lagres.
Her fra Databehandleraftalens tekst:
Typen af oplysninger
De overladte behandlinger omfatter de typer af oplysninger, som Kunden indtaster og indlæser i Evovia cloudtjenesten. Dette omfatter navne, e-mail adresser, medarbejderes placering i organisationen, oplysninger om nærmeste leder samt de øvrige personoplysninger, som medarbejderen og dennes leder selv lægger ind i cloudtjenesten, fx forberedende notater, score, kommentarer af aftaler og handlingsplaner med deadline ved MUS, APV mv..
Hvor lagres data rent faktisk?
Her fra Bilag om Underdatabehandlere (står også i mere kortfattet tekst i Bilag om Implementerede sikkerhedsforanstaltninger):
UNDERDATABEHANDLERE
Al data opbevares i et tysk datacenter hos Hetzner Online GmbH.
Data forlader ikke hostingcentret med mindre dette er aftalt med Dataansvarlige. Data opbevares kun på Databehandlerens computere i det omfang indholdet måtte blive cachet i browseren. Personfølsomme data vil kun blive cachet på Databehandlerens computer, hvis der er givet tilladelse af Dataansvarlige til at arbejde med data.
1. Underdatabehandlere, som vi har Underdatabehandleraftale med:
Traels.it, Bøgevej 32, 5200 Odense V. Danmark, att. Simon Ravn
Hovedansvar for den tekniske udvikling af hele musskema.dk platformen og derfor har fuld adgang.
Hetzner Online GmbH, Industristrss. 25, 91710 Gunzenhausen
Hosting af alle servere
I forbindelse med driftsudfordringer kan de gives adgang til applikations-servere – men ikke database-servere, som indeholder fortrolig data
- Hetzner Online, Tyskland – har en afdeling i Finland, som ikke foretager egentlig databehandling men alene opbevarer vores krypterede backupfil.
- Hetzner Online, Tyskland har en underdatabehandleraftale med den finske afdeling: Hetzner Finland Oy, Huurrekuja 10, 04360 Tuusula, Finland
Hvor længe opbevares data?
Her fra FAQ, Personalemapper:
Normalt altid 5 år – i henhold til Datatilsynets praksis.
Personalemapper
- på fratrådte medarbejdere, hvor lang tid skal data ligge her?
Spørgsmål:
Det fremgår af Evovias databehandleraftale, at når en medarbejder slettes fra kundens system, bliver medarbejderen slettet efter 14 dage, mens de indtastede data, aftaler og scorer er lagret i lederens arkiv i 5 år. Er det lovligt med de 5 år?
Svar:
Ja, det er lovligt at lagre personaledokumenter i +5 år ifølge Datatilsynets praksis, og lederens arkiv er et arkiv, som kun den pågældende leder har adgang til, og det skal betragtes som en "udvidet funktion" af medarbejdermappen.
Hvem kan se hvad?
Her fra selve systemet, hvor alle dialogdokumenter øverst indeholder nedenstående data, så ingen medarbejder eller leder er i tvivl om, hvem der kan se hvad, inden man indtaster noget… Her eks. fra MUS:
- Hvem er denne medarbejder: Jørgine
- Hvilket team sidder hun i: Administrationen
- Hvem kan se de indtastede data i selve forberedelsesarket + referatet: Nærmeste leder/Poul L. (ved lederskift kan den nye leder IKKE se fortrolige data af denne slags – med mindre medarbejderen selv viser dem).
- OG Kasper M., det er nemlig muligt at inddrage flere personer til indsigt i data, men kun når medarbejderen forlods kan se det og aldrig bagudrettet.
- Indgåede aftaler og anonyme grafiske oversigter pr. team kan ses af overordnede chef og eventuelt HR, som kan inddrages, og det fordi Aftaler forpligter også organisationen ud over den nærmeste leder. Eventuel ny leder vil altid kunne se aftaler, idet de som sagt forpligter ud over den leder, som har indgået aftalen.
Privacy by default og Privacy by design
Spørgsmål:
Har Evovia beskrevet en Privacy by default og Privacy by design?
Svar:
Ja det har vi.
Hos Evovia har vi hele vejen igennem tænkt privacy. Der er valgt gode tekniske løsninger, som sikrer at data og filosofien gennem udviklingen har været at skabe et trygt rum, hvor medarbejderen ved, at det kun er den/de indvolverede ledere, der har adgang til de ting, der skrives.
Da vores filosofi fra starten har været at skabe et fortroligt rum mellem leder og medarbejder, er der heller ikke noget, man skal slå til for at sikre data - som eksempel skal en bruger give supportere tilladelse, før systemet lader dem gå ind på elementer, der tillader fortrolige data
Dette kan eksemplificeres således:
Privacy by design
Privacy by default
Hele arkitekturen i Evovia er bygget op med udgangspunkt i at sikre fortrolighed og den højeste persondatabeskyttelse. Samtidigt er det indarbejdet, at personlig information om en bruger kun bliver opbevaret, så længe som det er nødvendigt for at kunne levere vores service.
Hvem kan se hvad?
Her fra selve systemet, hvor alle dialogdokumenter øverst indeholder nedenstående data, så ingen medarbejder eller leder er i tvivl om, hvem der kan se hvad, inden man indtaster noget. Her et eksempel fra MUS:
- Hvem er denne medarbejder: Jørgine
- Hvilket team sidder hun i: Administrationen
- Hvem kan se de indtastede data i selve forberedelsesarket + referatet:
Nærmeste leder/Poul L. (ved lederskift kan den nye leder IKKE se fortrolige
data af denne slags med mindre medarbejderen selv viser dem). - OG Kasper M., det er nemlig muligt at inddrage flere personer til indsigt i data,
men kun når medarbejderen forlods kan se det og aldrig bagudrettet. - Indgåede aftaler og anonyme grafiske oversigter pr. team kan ses af overordnede
chef og eventuelt HR, som kan inddrages. Det er fordi aftaler også forpligter
organisationen ud over den nærmeste leder. Eventuel ny leder vil altid kunne se
aftaler, idet de som sagt forpligter ud over den leder, som har indgået aftalen.
Ret til at afslå eller acceptere instruks
Spørgsmål:
Hvad betyder det, når der i punkt 3.2. står, at I som databehandler frit kan vælge at afslå eller acceptere en instruks fra dataansvarlig?
Svar:
Det følger af databeskyttelsesforordningen, at databehandleren kun må behandle personoplysninger efter den dataansvarliges instruks. Det bør naturligvis være forudsat af, at databehandleren kan acceptere vilkårene for en sådan instruks. Tilføjelsen af ”som databehandleren har accepteret” såvel som bestemmelsernes 2.3, præciserer blot, at databehandleren alene bør efterleve de instruksbeføjelser, hvor der er opnået enighed herom mellem parterne. Dette for at databehandleren ikke fremtidig kan blive mødt med nye instrukser eller gjort ansvarlig over for disse, såfremt instruktionerne ikke i forvejen er accepteret af databehandleren. Databehandleren er derfor berettiget til at afslå yderligere instruktioner.
Revisionserklæring - hvorfor ISAE 3000?
Spørgsmål:
Hvorfor ISAE 3000?
Svar:
Evovia har sammen med BDO valgt ISAE 3000, som den bedste og mest dækkende europæiske standard for vores område. Og de enkelte kunder kan se den senest opdaterede på deres profil. Den opdateres årligt.
Den overordnede forskel mellem ISAE 3000 og andre lignende fx ISAE 3402 ligger i, at ISAE 3402 finder anvendelse, når erklæringen og de kontroller der indgår i erklæringen, omhandler finansiel rapportering. Hvis Evovias produkt var ex. at levere Axapta, så ville erklæringen skulle bruges af vores kunders revisorer til brug for aflæggelse af regnskabet for vores kunder. I det tilfælde, burde det være en ISAE 3402.
Men sådan er vores produkt jo ikke.
ISAE 3000 kan bruges til alt andet end finansiel rapportering, herunder eksempelvis rapportering på kontroller omkring persondata, som BDO har lavet hos os. Men generelt kan den bruges til alt der ikke behandler finansiel information, ex. service desk systemer, portaler etc.
Når det er sagt, så er der overlap i kontrollerne. Område B i vores erklæring omhandler generelle it-kontroller, som ofte også vil være omfattet af en ISAE 3402 erklæring. ISAE 3402 erklæringen vil dog ofte have endnu flere it-kontroller med, men ikke indeholde noget om persondata.
Så hvor vidt der skal leveres den ene eller den anden type erklæring, afhænger af den service, der leveres. Hvis vores kunder ønsker rapportering på, hvorvidt Evovia overholder databehandleraftalen og beskytter kundernes persondata, så er ISAE 3000 den rigtige. Havde vi nu været et datacenter, eller på anden vis drev kundens IT-systemer, ville ISAE 3402 måske være bedre.
Derfor har vi valgt ISAE 3000.
Risikovurdering - som grundlag for sikkerhedsniveauet
Spørgsmål:
Hvilken risikovurdering er baseret på sikkerhedsniveauet i systemet? Og er det taget i betragtning, at systemet muligvis kan indeholde sundhedsoplysninger?
Svar:
I risikovurderingen er der inkluderet en vurdering af risikokilderne: De sårbarheder, der kan eksistere i systemet, og hvordan dette trusselbillede kan føre til en begivenhed, der kan karakteriseres som en krænkelse af personoplysninger, i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen natur. 4 (12). Sandsynligheden og sværhedsgraden af et brud vurderes derefter for at bestemme det samlede risikobillede.
Der er klare instruktioner fra Evovia til brugerne om, at der ikke er behov for at indlæse sundhedsoplysninger i vores system. Evovia er ikke et journalsystem - men det kan bruges til en meget god dialog om, hvad der skaber og reducerer fravær. Det er et dialogsystem.
Samtykke for at trække anonyme grafisk data
Spørgsmål:
Skal medarbejdere give samtykke for, at der kan trækkes anonyme grafiske data?
Svar:
Nej, det skal medarbejderen ikke. Og medarbejderen kan heller ikke forlange det.
Juridisk set er der ikke hjemmel for at stille det krav.
Idet der kan ske anonymisering, kan der også udtages statistiske oplysninger, så længe det ikke er muligt at identificere personen ud fra oplysningerne. Vi følger dog klart de anbefalinger fra Datatilsynet, at ved fx udtræk af anonymiserede data til Excel, skal der altid være mindst 4 besvarelser for at opretholde anonymiteten i sådanne sager.
Når en virksomhed registrerer og behandler personoplysninger i forbindelse med gennemførelse af MUS-samtaler, så følger det af Datatilsynets retningslinjer, at
”I det omfang der […] afholdes medarbejderudviklingssamtaler på det private arbejdsmarked, vil almindelige oplysninger kunne behandles med samtykke eller på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis der er tale om følsomme oplysninger, vil der som udgangspunkt kun kunne ske behandling med den ansattes udtrykkelige samtykke. Der kan dog også være tale om behandling af oplysninger med anden hjemmel, f.eks. forordningens artikel 9, stk. 2, litra f (fastlæggelse mv. af retskrav).”
Virksomheden kan derfor ud fra en interesseafvejning foretage behandling af personoplysninger i forbindelse med MUS-samtaler.
Der vil derfor heller ikke som udgangspunkt være tale om en samtykkebaseret behandling- eller en behandling, der kun kan ske på baggrund af et samtykke.
Juristerne diskuterer det med at lave statistiske oplysninger ud fra persondata. Juristerne fastslår for det første, at anonymisering af personoplysninger slet ikke er en behandling, idet det savner mening i forhold til grundprincippet i Forordningens art. 5 om opbevaringsbegrænsning. Forordningen angiver i præamblen direkte, at behandling af anonymiserede data falder udenfor forordningens anvendelsesområde. (Peter Blume har argumenteret for at det synspunkt).
Andre jurister fastslår, at anonymisering altid ligger indenfor det behandlingsformål, man oprindeligt har, idet det igen understøtter behandlingsprincippet om opbevaringsbegrænsning.
Endelig fastslår andre jurister, at anonymisering altid er foreneligt med det oprindelige formål, og at behandlingen derfor kan ske.
Evovia har normalt anbefalet de to først anførte vinkler på sagen.
Skifte af underdatabehandler – leveranceforpligtelse i varslingsperiode
Spørgsmål:
I fraskriver jer i punkt 6.3 ansvaret for manglende opfyldelse af leveranceforpligtelse i varslingsperioden for skifte af underdatabehandler. Hvordan stiller det os som dataansvarlig?
Svar:
Der er tale om en kommerciel beslutning af hensyn til bestemmelsernes 6.3, hvorfor Evovia henset til nyere praksis har besluttet at tilføje afsnittet. Vi forbeholder os retten til at fortsætte afkrævning af betaling, hvis særlige tilfælde, herunder nyere praksis, lovgivning, underleverandørs konkurs mv. forhindrer vores leveringen af ydelsen. I de særlige situationer der kan opstå i varselsperioden, vil den dataansvarlig skulle acceptere dette, således databehandleren holdes ansvarsfri for sådan manglende opfyldelse. Dette begrænser ikke den dataansvarliges mulighed for at ophæve aftalen efter almindelige vilkår i henhold bestemmelsernes 6.5 i øvrigt. Vi gør dog opmærksom på, at der er tale om særlige tilfælde og Evovia altid vil bestræbe sig på, at ydelsen leveres som aftalt.
Udstedelse af bøder - ansvarsbegrænsning?
Spørgsmål:
Hvis den bødeudstedende myndighed fastsætter en ansvarsfordeling, følger man så den, eller er der en intern afgørelse af det samme? Begrænsning af ansvar er ikke helt klart.
Svar:
Som udgangspunkt følges opdelingen af ansvaret udstedt af den bødeudstedende myndighed. 83 - hvilket naturligt ville være i overensstemmelse med principperne. 82 også. I den udstrækning en del under henvisning til garantierne mv., indgår det i aftalen, hvad det betyder, at den endelige ansvarsfordeling skal være forskellig. Dette kan forfølges, men i så fald vil det i sidste ende være en domstolsbeslutning.
Underdatabehandleres CVR-nummer
Nogle har efterspurgt underdatabehandleres CVR-nummer:
- Traels.it: CVR 22001884
- Hetzner: VAT Reg. No.: DE812871812
Underdatabehandleraftaler - kan kunden se dem?
Spørgsmål:
Er det muligt at se underdatabehandleraftalerne?
Svar:
Man har ikke adgang til at læse databehandlerens aftaler med underdatabehandlere. Evovia får hvert år senest ultimo maj måned udarbejdet en revisionserklæring, ISAE 3000, som lægges på secure-hjemmesiden til alle kunder.
Underskrivning af Databehandleraftalen: Skal den underskrives fysisk?
Spørgsmål:
Skal der foreligge en fysisk underskrift af Databehandleraftalen?
Svar:
- Nej, det er ikke nødvendigt.
- Vi kan ikke dokumentere, hvem I virksomheden der har accepteret – og hvornår.
- Det er nok.
- Men i samme øjeblik en kunde har accepteret Databehandleraftalen i vores system, modtager du en mail med en PDF-fil med hele aftalen, og med firmaets navn indsat + en dato og underskrift samt stempel fra Evovias direktion.
- Se også: Godkendelse af Databehandleraftalen
Vederlag for bistand eller tilsyn/revision
I skriver nogle steder, at I kan kræve ekstra vederlag – fx i forbindelse med tilsyn/revision. Hvad kan det fx være?
For alt som handler om vores bistand til den dataansvarliges forpligtelser efter databeskyttelsesforordningen art. 33-34 – kan ikke kræves honorar.
For andet kan der – fx hvis vi skal hjælpe on location o.l.
Med hensyn til tilsyn/revision bruger vi hvert år et 6-cifret beløb på at få BDO til som uvildig og anerkendt revisionsfirma at udarbejde den årlige ISAE 3000 erklæring. Erklæringen er revisionens dokumentation for og blåstempling af kontrolmålene i erklæringen. Hvis der er afvigelser på et eller flere kontrolmål, vil det tydeligt fremgå af revisors forbehold. Der er i erklæringen medtaget alle relevante kontrolmål udarbejdet af FSR, som er publiceret af Datatilsynet i februar 2019.
Hvis en kunde ikke er tilfreds med ISAE 3000-revisionserklæringen, kan en ledelseserklæring fra Evovias direktion, på temaer som evt. ikke findes tilstrækkeligt belyst i ISAE 3000, komme på tale. Og hvis det fortsat ikke er tilfredsstillende, kan kunden bede om en ekstern Audit – som så til gengæld foregår on location og mod honorar og omgærdet af stor sikkerhed og fortrolighedserklæringer o.l.
Ændring af databehandlervilkår
Spørgsmål:
Hvorfor står der i jeres databehandleraftale, at Evovia kan ændre dadtabehandlervilkårerne? Vi mener, at det som udgangspunkt er os som dataansvarlige, der er ansvarlig for databehandleraftalens indhold og dermed også ændringer.
Svar:
Der er tale om levering af en standardydelse på standardvilkår. Derfor kan vi ikke tage hensyn til den enkelte kundes ønsker og behov, medmindre kunden er villig til at betale for det. Hertil skal det understreges, at vi ikke har en interesse i at foretage ændringer, som vores kunder har svært ved at acceptere. Derfor vil sådanne ændringer alene blive foretaget, hvis der ligger tungtvejende grund til at foretage ændringen. Såfremt I som kunde ikke kan acceptere en evt. ændring, har I mulighed for at opsige aftalen efter bestemmelsernes 14.4.