Følgende abonnementsvilkår og forretningsbetingelser gælder for brug af Evovias digitale ledelsesredskaber.

Definitioner
For at sikre klarhed i disse vilkår defineres følgende begreber:

• Licens: En betalt adgangsrettighed til Evovias platform for en leder eller en inddraget medarbejder.

• Kunde: En virksomhed eller organisation, der køber licens(er) til Evovias platform.

• Leder: En person, der har licens og kan igangsætte dialogprocesser og anvende platformens redskaber til ledelse.

• Inddraget medarbejder: En medarbejder, der er inddraget i dialogprocesser. Det kan fx være en koordinator eller stedfortræder, der er inddraget i MUS eller 1:1, eller en arbejdsmiljørepræsentant, der har ansvar for at gennemføre APV på sit område.

• HR-licens: En medarbejder, der er givet adgang til at administrere systemopsætning og igangsætte målinger. Det kan fx være en HR-medarbejder, der har ansvar for at oprette spørgerammer, tildele rettigheder til anvendelse af platformen, gennemføre en trivselsmåling eller har ansvar for at følge op på processtatistikker omkring sygefraværsdialoger, MUS mv.

• Medarbejder: En person, der deltager i en dialogrunde eller måling (fx en udviklingssamtale, 1:1-dialog, APV-proces eller trivselsmåling). Medarbejdere kræver ikke en licens.

• Platform: Evovias digitale ledelsesredskaber med tilhørende rettighedsstyring, organisationsoverblik, statistikmuligheder mv.

• Redskab: Evovias platform indeholder forskellige digitale ledelsesredskaber med forskellige formål og funktionalitet. Redskaberne er beskrevet på www.evovia.com.

• Dataansvarlig: Kunden, der har ansvaret for de data, der indtastes i platformen.

Hvad dækker en licens? 
Evovia er en digital ledelsesplatform med en række forskellige ledelsesredskaber. En årlig licens giver adgang platformens grundfunktionalitet og et antal redskaber. Alle ledere og inddragede med en betalt licens har fri adgang til de samme redskaber. Man kan tilkøbe adgang til yderligere redskaber på organisationsniveau.

En licens dækker en leder eller en inddraget medarbejder (se definition ovenfor). Licenser er personlige og kan ikke deles mellem flere brugere.

Lederen kan opdele sine medarbejdere i de antal teams, man ønsker, men hvis lederens samlede antal medarbejdere overstiger 30, kræves der en ekstra licens for denne leder.

Support
Evovias platform er designet, så brugere kan administrere og tilpasse redskaberne selv. Guidning til brug af redskaberne er inkluderet i abonnementsprisen og tilbydes som online trin-for-trin vejledninger samt via telefon, Teams og mail inden for Evovias supportåbningstid. Som supplement til denne guidning tilbyder Evovia at udføre opgaver som fx opdatering af organisering, indlæsning af spørgerammer, særlige rapportudtræk, tekniske introduktionskurser mv. Disse opgaver udføres efter aftale og faktureres særskilt.

Statistiske data til forskningsformål
Evovia forbeholder sig retten til i samspil med universiteternes forskere at anvende statistiske data fra redskaberne i 100 % anonymiseret form til videnskabelige formål. Derudover forbeholder Evovia sig retten til at anvende statistiske data fra redskaberne til analyser med henblik på at formidle generel viden om ledelse og organisatoriske forhold i 100 % anonymiseret form.

Kunder, der ikke ønsker at deres data skal indgå i sådanne analyser, kan blive fritaget ved henvendelse til Evovia.

Produktinformationer og nyhedsbreve om Evovia-systemet
Alle med licens til platformen modtager automatisk informationer med betydning for brugen af platformen. Derudover sender Evovia løbende nyhedsbreve om ledelse, tilbud om webinarer, prisjusteringer mv. til firmaadministrator og ledere på platformen. Det er til hver en tid muligt at afmelde sig Evovias nyhedsbreve, dog skal minimum en bruger hos kunden være registreret som modtager.

Regulering af priser
Licensprisen reguleres en gang årligt i januar måned med afsæt i den generelle prisudvikling og udvikling af funktionaliteten på platformen.

Betalingsbetingelser og opsigelse
Årslicensen dækker 12 måneder med forlods betaling, og ophør midt i perioden berettiger ikke til tilbagebetaling af forudbetalte licenser.

Kunden accepterer ved oprettelsen, at Evovia fremsender en årlig faktura på kommende års (=12 måneders) licens i den måned, hvor kunden blev oprettet.

Hvis kunden ønsker at opsige abonnementet, skal dette meddeles skriftligt (fx pr. e-mail) til Evovia, senest 30 dage før den nye abonnementsperiode starter.

Kunden har efter abonnementsudløb 14 dage til at trække relevante data ud af systemet, inden kundens data slettes fra driftsmiljøet. Evovia kan efter kundens ønske bistå med dataudtræk, hvilket faktureres efter medgået tid.

Force majeure
Evovia er ikke ansvarlig for manglende levering af ydelser, forsinkelser eller datatab, der skyldes forhold uden for Evovias rimelige kontrol (force majeure). Force majeure omfatter, men er ikke begrænset til naturkatastrofer, krig, terrorhandlinger, pandemier, regeringsindgreb, strejker, omfattende strømudfald, cyberangreb, hybridkrigsførelse, samt tekniske fejl hos tredjeparter eller underleverandører, som er nødvendige for leveringen af ydelserne.

I tilfælde af force majeure har kunden ikke ret til tilbagebetaling af forudbetalte licenser eller andre forudbetalte ydelser, uanset om Evovias redskaber er midlertidigt utilgængelige.

Hvis force majeure vedvarer i mere end 90 dage, kan hver part vælge at opsige aftalen med 30 dages skriftligt varsel. Opsigelsen påvirker ikke betalinger, der allerede er forudbetalt, eller forpligtelser, der allerede er opfyldt på tidspunktet for opsigelsen.

Kundens ansvar som dataansvarlig
Kunden har som dataansvarlig, ansvaret for de data, som lægges ind i ledelsesredskaberne og dermed også ansvaret for, at databeskyttelsesloven overholdes. Ved brug af platformen accepterer kunden Evovias databehandlervilkår (herefter Databehandleraftalen), som lever op til EU’s persondataforordning og gældende dansk følgelovgivning.

Evovias standard-databehandleraftale kan læses her.

Evovia stiller en række professionelle redskaber til rådighed på platformen, som inkluderer rapporter, processtatistikker og forskellige typer af overblik. Evovia kan ikke holdes ansvarlig for, hvordan den enkelte kunde anvender og tolker disse rapporter, processtatistikker og overblik. Dette er alene kundens ansvar.

Data opbevares i henhold til databehandleraftalens instruks (C.4 i databehandleraftalen), hvilket som udgangspunkt er 5 år, hvorefter data slettes.

Kunden kan konfigurere hvilke ledere og medarbejdere, der inddrages med adgang til forskellige typer af fortrolige data på platformen. Det er altid synligt for medarbejderne, hvem der kan tilgå de indtastede data. Dog vil kunden som dataansvarlig have ret til at få udleveret data. Eventuelle omkostninger forbundet med dette afholdes af kunden.

Evovia er som databehandler berettiget til et særskilt vederlag for den bistand, der ydes til opfyldelse af kundens (den dataansvarliges) anmodninger i forhold til ”Bistand til den dataansvarlige” jævnfør Databehandleraftalen. Vederlaget beregnes på grundlag af det tidsforbrug databehandleren har anvendt samt databehandlerens almindeligt gældende timesats for sådant arbejde. For så vidt angår bistand til opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelser efter databeskyttelsesforordningen art. 33-34, har databehandleren dog ikke krav på vederlag.

Jævnfør Databehandleraftalen skal Evovia uden unødig forsinkelse og om muligt inden for 24 timer underrette kunden (dataansvarlige) om eventuelle brud på persondatasikkerheden. Evovias (databehandlerens) underretning om brud på persondatasikkerheden udgør ikke en anerkendelse af skyld eller ansvar i forhold til et indtruffet brud på persondatasikkerheden.

Procedure og rapportering for skriftligt tilsyn eller fysisk inspektion

• Den dataansvarlige kontakter databehandleren via e-mail til gdpr@evovia.com med ønske om gennemførelse af tilsyn og/eller inspektion.

• Databehandleren bekræfter modtagelse og oplyser endelig dato for gennemførelse af tilsynet og/eller inspektion.

• Gennemførelsen af tilsynet og/eller inspektion finder sted.

• Den dataansvarlige udarbejder en rapport, der efterfølgende fremsendes til databehandleren.

• Databehandleren gennemgår udkastet til rapporten og kommenterer evt. på den dataansvarlige eventuelle observationer (kan gentages flere gange).

• Endelig rapport konkluderes af den dataansvarlige.

• Tilsynet afsluttes.

Ændringer til databehandlingsvilkårene
Databehandleren kan skriftligt og med 60 dages varsel til udgangen af en kalendermåned meddele ændringer til Databehandleraftalen overfor den dataansvarlige.

Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes til den dataansvarliges kontaktperson på e-mail.

Fortsætter den dataansvarlige brugen af Evovia efter de varslede ændringer af Databehandleraftalen træder i kraft, har den dataansvarlige dermed accepteret ændringen af Databehandleraftalen.

Hvis den dataansvarlige ikke ønsker at acceptere varslede ændringer af Databehandleraftalen, kan den dataansvarlige opsige sin Abonnementsaftale i overensstemmelse med de aftalte opsigelsesvilkår, og den dataansvarlige skal derefter sikre, at alle personoplysninger er slettet fra Evovia inden de varslede ændringer træder i kraft.

Ændringer af underdatabehandlere 
Evovia har jævnfør Databehandleraftalen mulighed for at ændre underdatabehandlere mod forudgående varsel til kunden (dataansvarlige). I tilfælde af force majeure (se afsnit Force majeure) kan der endvidere opstå et konkret behov for, at en ændring vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler sker straks eller med kortere varsel end fastsat i Databehandleraftalen. I sådanne tilfælde vil databehandleren underrette den dataansvarlige om ændringen snarest muligt.

Hvis kunden har indsigelser mod planlagte (jævnfør Databehandleraftalen) eller akutte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler, kan den dataansvarlige bringe Abonnementsaftalen til ophør ved opsigelse på vilkår anført i Abonnementsaftalen og sikre, at den dataansvarliges personoplysninger er slettet forinden den planlagte ændring vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler gennemføres. Udover at bringe Abonnementsaftalen til ophør, har den dataansvarlige ikke andre beføjelser overfor databehandleren i denne situation. Bringes aftalen til ophør efter denne bestemmelse fortsætter den dataansvarliges betalingsforpligtelse i øvrigt indtil ophør af Abonnementsaftalen.

Rettigheder
Alle immaterielle rettigheder, herunder ophavsrettigheder, patenter, varemærker og forretningshemmeligheder, relateret til den software og de ydelser, der leveres af Evovia, forbliver Evovias ejendom.

Kunden tildeles en begrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig licens til at anvende platformen i overensstemmelse med Evovias abonnementsvilkår og forretningsbetingelser. Licensen omfatter udelukkende brug i kundens interne forretningsdrift.

Kunden opnår ingen rettigheder til kildekoden til softwaren. Ændringer, kopiering, reverse engineering, dekompilering eller på anden måde forsøg på at udlede kildekoden til softwaren er ikke tilladt.

Evovia forbeholder sig retten til løbende at opdatere, ændre eller forbedre platformen som en del af support- og vedligeholdelsesforpligtigelserne, uden at det påvirker kundens brugsrettigheder.

Kunden er ansvarlig for at sikre, at platformen kun anvendes i overensstemmelse med Evovias abonnementsvilkår og forretningsbetingelser, og Evovias standard-databehandleraftale.

Datatab
Evovia har ansvar for datatab, der opstår som følge af tekniske fejl eller andre uforudsete omstændigheder, forudsat at disse ikke skyldes forhold uden for Evovias rimelige kontrol (force majeure), eller hvis kunden selv har forårsaget datatabet gennem fejlbrug af systemet.

Evovia foretager back up af kundens data jf. Evovias standard-databehandleraftale og kan gendanne tabte data inden for back up perioden efter aftale med kunden. Evovia garanterer dog ikke fuldstændig gendannelse af data og kan ikke holdes ansvarlig for indirekte tab, herunder tab af omsætning, profit eller andre økonomiske konsekvenstab jf. Evovias standard-databehandleraftale.

Ved datatab forårsaget af fejlbrug af systemet vil Evovia, efter kundens anmodning, gøre alt hvad der er teknisk muligt for at gendanne data. Sådanne gendannelsesopgaver faktureres særskilt efter medgået tid i henhold til Evovias gældende timepriser.

Tvistløsninger
Eventuelle tvistsager er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med dansk ret.

Tvister søges løst ved forhandling mellem parterne. Hvis enighed ikke opnås, afgøres tvisten ved voldgift under Det Danske Voldgiftsinstitut, medmindre parterne aftaler at føre sagen ved de danske domstole med Retten i Aarhus som første instans.

Version juni 2026