Alle virksomheder med ansatte skal hvert tredje år udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV). Den skal udarbejdes af arbejdsgiveren og arbejdsmiljøorganisationen eller de ansatte i fællesskab. Samtidig skal der hvert år afholdes en arbejdsmiljødrøftelse i arbejdsmiljøgruppen som sammen med APV’en skal kunne dokumenteres f.eks. via referater eller indgåede aftaler.
I dette blogindlæg forklarer vi, hvad der er op og ned i en APV, og hvorfor den er vigtig. Du kan også downloade vores standard APV-spørgeramme, som er godkendt af Arbejdstilsynet.
Hvorfor er arbejdspladsvurderingen vigtig?
Formålet med en arbejdspladsvurdering er at skabe et godt arbejdsmiljø. Et miljø hvor medarbejderne ikke påvirkes af fysiske eller psykologiske faktorer, som får dem til at mistrives. En medarbejder, der ikke trives, bruger nemlig en masse unødig energi på at kompensere for en mangel, i stedet for at fokusere på at præstere og udvikle sig.
Derfor er det vigtigt, at I prioriterer arbejdet med arbejdsmiljøet højt, at ledelse og medarbejdere deltager aktivt og konstruktivt i arbejdet, og at I afsætter den nødvendige tid til det.
Arbejdet med APV handler om at finde ud af:
- om I oplever udfordringer med arbejdsmiljøet
- hvor udfordringerne eventuelt er
- hvordan I løser udfordringerne
- hvem der har ansvaret for, at de bliver løst, og
- hvornår I skal følge op.
Hvad er de formelle krav til arbejdspladsvurderingen?
En arbejdspladsvurdering skal som tidligere nævnt udarbejdes hvert tredje år, mens der hvert år skal laves en arbejdsmiljødrøftelse.
Selve arbejdspladsvurderingen er en undersøgelse foretaget blandt de ansatte, der skal svare på en række spørgsmål omkring arbejdsmiljøet. Den skal også indeholde en vurdering af, om sygefraværet kan skyldes arbejdsmiljøet. Arbejdstilsynet stiller ingen krav om svarprocent, men alle medarbejdere skal have muligheden for at deltage i APV-en.
Bliver der ansat nye medarbejdere, skal disse også have mulighed for at deltage, ligesom der skal laves en helt ny APV for de berørte afdelinger, hvis der sker interne omrokeringer. På baggrund af undersøgelsen laves konkrete handleplaner eller aftaler med deadlines for forbedring af arbejdsmiljøet. Arbejdspladsen skal kunne vise, at de har overblik over eventuelle arbejdsmiljøproblemer, og hvem der har ansvaret for at gøre hvad, hvordan og hvornår.
Den årlige arbejdsmiljødrøftelse involverer kun arbejdsmiljøgruppen, som skal sætte sig sammen og vurdere, hvordan det går med at følge op på de handleplaner, der blev lavet i forbindelse med arbejdspladsvurderingen. Der skal skrives referat eller laves aftaler, som kan dokumentere, at drøftelserne har fundet sted.
Hvad skal jeg omkring i en arbejdspladsvurdering?
Arbejdstilsynet har udarbejdet en meget lang spørgeramme med en række temaer, som skal behandles i arbejdspladsvurderingen. De forlanger ikke, at man bruger hele deres spørgeramme, den eksisterer blot til inspiration.
Vi har formuleret en kortere version, som kommer omkring de områder, Arbejdstilsynset anbefaler. Denne spørgeramme er bygget op som et lægetjek: ”Gør det ondt her?”. Gives der en lav score - altså ”nej” – til spørgsmålet, er udfaldet godt.
Ved at stille spørgsmålene op på den måde, problematiseres de enkelte emner. Det er vigtigt, hvis vi skal sikre, at medarbejderne har det godt på arbejdspladsen.
Skal jeg også lave en kemisk arbejdspladsvurdering?
Når der er ansatte, der arbejder med eller kan blive udsat for farlige stoffer og materialer, skal der – ud over den ”almindelige APV” – laves en særlig kemisk risikovurdering (Arbejdspladsvurderings del om stoffer og materialer (6)). Den kemiske risikovurdering er det værktøj, som virksomheden skal bruge til systematisk at gennemgå arbejdsmiljøet for de ansatte, der arbejder med eller kan blive udsat for farlige stoffer og materialer.
Hvis det vurderes, at der ved arbejdet kan ske en sundhedsfarlig udsættelse, som skal undgås, men som ikke umiddelbart kan løses, skal problemet indføres i handlingsplanen med løsning og tidsfrist sammen med virksomhedens almindelige APV. Samtidig skal der indføres midlertidige foranstaltninger til beskyttelse af de ansatte, herunder bl.a. brug af personlige værnemidler.
Læs mere hos Arbejdstilsynet.
Skal arbejdspladsvurderingen være fortrolig eller helt anonym?
Vi anbefaler altid, at en arbejdspladsvurdering er fortrolig, men IKKE anonym. Hvis medarbejdernes svar er fuldstændig anonyme, er det nemlig ikke muligt efterfølgende at blive konkret i løsningsprocessen. Man kan kort sagt ikke handle på de udfordringer, der måtte være.
Arbejdsmiljøproblemer skal selvfølgelig kunne meldes ind i en fortrolig proces, hvor medarbejderne er indforståede med, hvem der kan se deres svar. Men den skal helst ikke være anonym.
Hvad er mulighederne i Evovia?
I Evovia er det muligt at oprette en særlig APV-organisation. Det vil sige en organisering af medarbejderne, som kan afvige fra den originale opdeling, så medarbejdere indgår i de teams og afdelinger, der skal laves APV for.
Derudover kan APV-modulet bruges til at vælge spørgeramme (f.eks. vores standardspørgeramme, som lever op til Arbejdstilsynets krav) og sende skemaet ud til elektronisk udfyldelse hos medarbejderne. På baggrund af besvarelserne kan der laves referat og handleplaner i form af aftaler med deadline og remindere, som sikrer opfølgning.
Læs om AIRGROUP Food & Facility Services’ erfaringer med at bruge Evovia til APV.
Besvarelserne giver et statistisk billede af, hvordan det står til i organisationen, samtidig med at man får et unikt overblik over, hvor ”skoen trykker” ved hjælp af grafer og fordelingsgrafen, ligesom der kan laves en analyse af risiko, vigtighed og lovkrav.
