Hvem skal du holde MUS-samtale med?
Inden du skal i gang med medarbejderudviklingssamtalerne, må du have helt styr på, hvem du skal have dialoger med. I de fleste tilfælde er det de medarbejdere, du er leder for. Nogle medarbejdergrupper er forskellige, og det er derfor ikke sikkert, du skal tale om de samme emner med alle dine medarbejdere.
Step 1 i forberedelse af MUS-samtalen vil altså være at organisere dine medarbejdere.
Hvad vil du gerne omkring til MUS-samtale?
Medarbejderudviklingssamtaler gribes forskelligt an fra organisation til organisation. Nogle virksomheder arbejder med et overordnet tema, som alle MUS-samtalerne skal omkring, mens andre taler om forskellige emner alt efter hvilken medarbejder, der er tale om.
Et godt sted at starte, når indholdet til samtalen skal defineres, er selve udbyttet med samtalen. Hvad er det, du gerne vil opnå med dialogen?
Vi plejer gerne at sige, at MUS-samtalen tager et helt år. Selve samtalen tager selvfølgelig ikke et helt år, men det er ved MUS, I definerer, hvad I skal tale om, det efterfølgende halve eller hele år.
Det vil fx være oplagt at ende ud med en plan for medarbejderens kommende udvikling kompetencemæssigt samt at fokusere på arbejdsglæden og trivslen. Måske er der sågar sket store ændringer på arbejdspladsen – fx i form af en fusion med en anden virksomhed, udskiftning i ledelsen eller lignende – som bør være et emne under samtalen.
I Evovia har vi udviklet spørgerammen ud fra Jan Tønnesvangs Vitaliseringskompas, som indeholder spørgsmål under overskrifterne:
- Jobbet
- Kollegaerne
- Kunderne
- Virksomheden
- Fremtiden
- Privat
- Råd
- Årets tema
Step 2 er altså at definere, hvad du gerne vil tale med dine medarbejdere om.
Medarbejdernes og lederens forberedelse
Prøv at forestille dig, at du har inviteret en af dine medarbejdere til medarbejderudviklingssamtale, og I sidder over for hinanden på dit kontor. Måske spørger du vedkommende ”Hvordan synes du, det går?”. Din medarbejder rykker lidt på sig i stolen og svarer ”Det går fint”.
Så er samtalen i gang. Men hvordan kan du vide, hvad ”fint” betyder for din medarbejder? Og hvordan fører du samtalen videre herfra?
Kan medarbejderen derimod inden selve samtalen krydse af på en skala fra 1-6, om hvordan det går på arbejdspladsen, har du som leder mulighed for at få et indblik i, hvor godt medarbejderen egentlig synes det går. Og du kan forberede dig, hvis du får tilsendt svarene inden selve MUS-samtalen.
Har din medarbejder kun svaret 2 til spørgsmålet, sender det et tydeligt signal om, at der er noget, I skal tale om. Har din medarbejder svaret 4 ud af 6 til spørgsmålet ”Hvor stolt er du af din arbejdsplads?”, er det okay men måske ikke helt godt. Men svarede vedkommende derimod 2 ved sidste MUS-samtale, er 4 til gengæld en tydelig forbedring. Der er stadigvæk plads til fremskridt, men det kan I så tage en videre dialog om.
En anden medarbejder har måske svaret 6 de sidste to år til spørgsmålet ”Er du glad for dit job?”, men svarer denne gang kun 5. Den opmærksomme leder vil i sammenligningen lægge mærke til, at entusiasmen for arbejdet har ændret sig – og det må leder og medarbejder så tage en snak om til MUS-samtalen.
Ved at have denne forberedelse hos både leder og medarbejder inden selve samtalen, sikrer du, at samtalen kredser om de emner, det giver mening at komme omkring. I undgår situationer, hvor I begge har forberedt to vidt forskellige agendaer og dermed risikerer at brænde inde med vigtige pointer. Ved at give medarbejderen mulighed for at forberede sig på forhånd, kan vedkommende skrive sine svar og ønsker til dialogen, så du er forberedt på, hvad I skal tale om.
Dermed vil samtalen blive dybere samt give mere mening for begge parter. I vil også opleve, at det bliver nemmere at lave konkrete aftaler for det fremtidige arbejde, fordi I ved, hvor der er plads til forbedringer.
Som leder har du forberedt dig på organisationens vision og medarbejderens rolle samt behovet for kompetenceudvikling, mens medarbejderen har forholdt sig til sin nuværende arbejdssituation og ønsker til forbedring og udvikling af kompetencer.
De praktiske forberedelser
Hvor skal samtalen holdes? På dit kontor eller i et mødelokale? Sørg for at skabe en behagelig stemning, som danner grund for en åben dialog. Hvis medarbejderen har tillid til dig som leder, er der større chance for, at medarbejderen åbner op.
Hvornår skal samtalerne holdes? Skal de holdes lige efter hinanden eller på forskellige tider på året? Når datoen er lagt fast, kan du indkalde din medarbejder. Giv medarbejderen mulighed for at forberede sig (se afsnittet ovenfor) og få svarene tilsendt senest tre dage inden samtalen, så du også kan forberede dig.
