Skaber digitaliseringen ikke en distance? Og hvordan kan et it-system fremme en dialog?
Spørgsmål som disse har du måske stillet dig selv, når du er stødt på digitale dialogsystemer eller har hørt andre tale varmt om software-løsninger som dialogværktøj. Vi kan sagtens forstå din bekymring. Men faktisk ser vi, at visse digitale systemer er med til at styrke dialogen mellem leder og medarbejder.
Prøv at forestille dig, at du har inviteret en af dine medarbejdere til MUS-samtale, og I sidder over for hinanden på dit kontor. Måske spørger du vedkommende ”Hvordan synes du, det går?”. Din medarbejder rykker lidt på sig i stolen og svarer ”Det går fint”. Så er samtalen i gang. Men hvordan kan du vide, hvad ”fint” betyder for din medarbejder? Og hvordan fører du samtalen videre herfra?
Kan medarbejderen i stedet krydse af på en skala fra 1-6, om hvordan det går på arbejdspladsen, har du som leder mulighed for at få et indblik i, hvor godt medarbejderen egentlig synes det går. Og du kan forberede dig, hvis du får tilsendt svarene inden selve MUS-samtalen.
Har din medarbejder kun svaret 2 til spørgsmålet, sender det et tydeligt signal om, at der er noget, I skal tale om. Et digitalt dialogsystem kan altså være et vigtigt værktøj, der kan sætte gang i og kvalificere dialogen.
Læs eventuelt vores guide til den gode MUS-samtale.
Det betyder ikke, at der ikke er noget, du skal være opmærksom på, når du bruger et digitalt system i en menneskelig situation. Det er der. Nedenfor har vi listet tre ting.
1) Vigtigt at se redskabet som et hjælpemiddel
Selvom medarbejderen har svaret på spørgsmålene i et digitalt system, og I kan skrive referat af samtalen direkte på computeren, er det stadig vigtigt at have personen i centrum. Samtalen skal kredse om de udfordringer, han eller hun står overfor, og du skal som leder læse situationen. Her er det vigtigt, du stadigvæk mærker efter og stiller opfølgende spørgsmål – også selvom de måske ikke lige står på listen i it-systemet.
Et digitalt system giver dig en masse data, du kan måle på og drage konklusioner ud fra. Men det er først, når du begynder en dialog om tallene, at du omsætter data til værdi. Tallene skal fungere som et oplæg til en nysgerrig samtale. Med andre ord bruger du fortidens data til at gå kvalificeret ind i fremtiden via en dialog.
Læs mere om, hvilke dialoger Evovia understøtter.
2) Sammenlign altid data, så tallene ikke står alene
Har din medarbejder svaret 4 ud af 6 til spørgsmålet ”Hvor stolt er du af din arbejdsplads?”, er det okay men måske ikke helt godt. Men svarede vedkommende derimod 2 ved sidste MUS-samtale, er 4 til gengæld en tydelig forbedring. Der er stadigvæk plads til fremskridt, men det kan I så tage en videre dialog om. En anden medarbejder har måske svaret 6 de sidste to år til spørgsmålet ”Er du glad for dit job?”, men svarer denne gang kun 5. Den opmærksomme leder vil i sammenligningen lægge mærke til, at entusiasmen for arbejdet har ændret sig – og det må leder og medarbejder så tage en snak om til MUS-samtalen.
Det er også en god idé at sammenligne data på tværs af medarbejdere, teams og afdelinger. På den måde kan du få et stærkt billede af, om der er nogle generelle ting, der rører sig i organisationen. Det kan være, at mange af de ansatte svarer 2 ud af 6 til spørgsmålet om arbejdspresset. Det indikerer måske, at for få mennesker skal løse for mange opgaver. Her må du igen gå ind og tage dialogen med medarbejderne på baggrund af data.
Læs også vores blogindlæg ”Få MUS-samtalen til at strække sig over hele året”.
3) Sørg for at skabe rammerne for en god dialog
Når du indkalder din medarbejder til medarbejderudviklingssamtale, er det vigtigt, du sætter gode rammer for dialogen.
I forhold til den digitale diskurs er det vigtigt, at it-systemet ikke skaber en barriere imellem jer. Foregår mødet ansigt til ansigt i det fysiske rum, så lad være med at sidde med hver jeres skærm. Udnyt at I sidder sammen og brug kun én computerskærm som ”sekretær”. Computeren har alle jeres svar, og I kan skrive referat samt lave aftaler, men dialogen foregår ansigt til ansigt mellem dig og din medarbejder.
Foregår mødet derimod på distancen via f.eks. Skype, Teams eller Zoom, så sørg for at aktivere jeres video, så I kan se hinandens ansigter. Del gerne skærm ind imellem, så I begge kigger på samme skærmbillede – f.eks. når I tilføjer noter til et spørgsmål. På den måde er medarbejderen stadigvæk inddraget og har ejerskab over referatet, selvom I ikke sidder sammen og udfylder det. Men sørg for at vende tilbage til ”ansigt til ansigt” indstillingen, så I kan afkode mimik og kropssprog i det omfang, der muligt.
